ÁROP 1.2.18/A- 2013-2013-0015 Szervezetfejlesztés program

ÁROP 1.2.18/A- 2013-2013-0015 Szervezetfejlesztés program


Célja

A Program terjedelmébe tartozó intézményi kör funkcionális folyamataira vonatkozó, a folyamatok felmérését, értékelését, egyszerűsítését és egységesítését támogató eszközök, módszerek kidolgozása. 

Beavatkozási terület célja:
 
Az NKH humánerőforrás be/kiléptetési, vasúti igazgatási és vasúti hatósági, valamint projektmenedzsment folyamatainak felmérése, elemzése alapján olyan javaslatok megfogalmazása, amelyek hozzájárulnak a belső működés hatékonyságának növeléséhez.

Projekt tevékenységek, eredmények

Humán almunkacsoport:

  • Be/kilépési folyamat elemzése, optimalizálás és vezetői előterjesztés elkészítése.
  • A megadott módszertanok alapján feltárták a főbb problémákat. A be/kilépési folyamat átfutási idejének csökkentésére javaslatként megoldást jelentene egy folyamattámogató informatikai program fejlesztése, „Belépő csomag" bevezetése és „Elszámolási kalauz" kiadása.
  • Humánpolitikai Kézikönyv tekintetében módosítási javaslat elkészítése a be/kilépési folyamatoptimalizálást érintően.
  • A Nemzeti Közlekedési Hatóság Esélyegyenlőségi Tervéről szóló Elnöki Utasítás tervezetének elkészítése.

Vasúti almunkacsoport:

  • Vasúti folyamatok elemzése és eljárás egyszerűsítési javaslat elkészítése – kiemelten a vasúti igazgatási és hatósági folyamatokra. Az ÁROP módszertan alkalmazásával feltárták a vasúti igazgatási és vasúti hatósági folyamatok kapcsolódási pontjait. Az elemzés megállapította, hogy az egyszerűsítés és egységesítés a vasúti pályahálózatok engedélyezése és a hatósági ellenőrzések tekintetében lehetséges. A vezetői előterjesztésben konkrét javaslatokat fogalmaztak meg.

Projektmenedzsment almunkacsoport:

  • Projekt Iratkezelési Szabályzat kiadása – A 2/2014. (I. 9.) számú Elnöki Utasítás keretében kibocsátott PIKSZ az iratkezelési szabályzat alapvetéseit, az elszámolandó költségekhez kapcsolódó dokumentumok kezelését, aprojektdosszié logikai felosztását, az elektronikus dosszié és az irattározás szabályait rögzíti.
  • A projektek működési rendjéről szóló elnöki utasítás tervezet vezetői előterjesztése
  • Hatályos projektműködési szabályzat nem volt, ezért szükségessé vált az ÁROP-EKOP típusú projektek egységes, szabályozott megvalósítása érdekében belső eljárási és működési rend kidolgozása

 

Célja

A minőségirányítás területén kidolgozandó módszertan biztosítja és felméri az ügyfelek és partnereik elégedettségét, igény felmérés után és ennek ismeretében tervezik meg jövőbeni elképzelésüket.

Beavatkozási terület célja:
 
 A munkacsoport 2 belső és 2 külső feladattal rendelkezett: ügyfél-elégedettségmérés, ügyfélkarta kialakítása; SWOT elemzés és intézkedési terv megalkotása. Az elégedettségmérés célja a Teréz 62. ügyfélszolgálati helyiségében folyó ügyfélkiszolgálás jelenlegi helyzetének felmérése, a minőségi színvonalának emeléséhez szükséges intézkedési javaslatok megfogalmazása. Az ügyfélkarta az ügyfelek jogait és a hatósági kötelezettségeit tartalmazó dokumentum. A SWOT elemzés a Hatóság erősségeit, gyengeségeit a lehetőségeit és a veszélyeket magában foglaló dokumentum.

Projekt tevékenységek, eredmények

Ügyfél-elégedettség mérés

  • Mérés helyszíne: a Bp. Teréz krt. 62. földszinti ügyfélszolgálati helyiség.
  • Ügyfélkör: gazdasági társaságok képviselői, magánszemélyek (magyar és külföldi).
  • Mérés eredménye: az ügyfelek összességében pozitívnak értékelték az ügyfélszolgálatot mind az ügyintézés, mind a körülmények tekintetében (4,3-4,8 közötti átlag).

Elismerő értékelést kapott az ügyintézési folyamat, az ügyintézők felkészültsége.

Többen javasolták az akadálymentesítés, a bankkártyás fizetés, az elektronikus ügyintézés (időpontfoglalás) lehetőségének megteremtését. Az ügyfelek komfortérzetének javítása érdekében érkezett további javaslatok: friss térképek, napilapok, parafatábla beszerzése, WIFI biztosítása, pénzváltó automata, photobox biztosítása és gyereksarok kialakítása.

 
Ügyfélkarta: E dokumentum 13 főbb pontban foglalja össze az ügyfél jogos elvárásait a Hatósággal szemben.
 
SWOT elemzés alapján (külső erőforrás bevonásával) a CAF modell figyelembe vételével meghatározták a szervezet erősségeit és fejlesztendő területeit, intézkedési terv készült.
 
Eredménytermékek:

  • Elégedettség mérésére kialakított módszertan, kérdőív és elégedettségmérés
  • Ügyfélkarta, illetve javaslat annak bevezetésére
  • SWOT elemzés tanulmány
  • SWOT elemzés
  • Intézkedési terv
  • Vezetői javaslatok előterjesztése

Célja

A munkacsoport feladata a szervezeti célmeghatározás és célbontás elméleti hátterének és gyakorlati módszertanának, illetve a szervezeti célokhoz kapcsolódó teljesítményindikátorok kidolgozása. 
 
Beavatkozási terület célja:
 
Stratégiai cél- és menedzsmentrendszer kialakítása, mely alkalmas - az ágazati stratégiákkal, és a kormányzati stratégiai irányításról szóló 38/2012. (III. 12.) Korm. rendelettel összhangban - a szervezeti stratégia megfogalmazására, a szervezeti teljesítmény mérésére, működtetésére.

Projekt tevékenységek, eredmények

Stratégiai célrendszer kialakítása

  • Jövőkép-stratégiai célok-célfa összeállítása
  • Négy stratégiai fontosságú terület meghatározása (Közlekedésbiztonság – Működés fenntarthatósága – Elismert és erős hatóság – Ügyfélközpontúság)
  • Balanced Scorecard (BSC) módszertan alapján meghatározott szervezeti, majd egyes hivatali szintű célok kitűzése a 2014-2018-ig terjedő időszakra

Szervezeti szintű célmeghatározás

Hivatalonkénti céllebontás

(meghatározott célok száma)

ÁEH

KGH

LH

ÚVHH

Funkcionális területek

Alapfeladatok:

5

3

5

6

8

5

Gazdálkodás:

3

0

1

1

1

4

Ügyfelek:

5

1

4

5

5

5

Folyamatok:

5

1

3

5

4

5

Tanulás, fejlődés:

7

3

4

7

6

9

 

Szervezeti teljesítmény mérésére alkalmas indikátorrendszer kialakítása

Szervezeti teljesítmény beszámoló

Szervezeti célokhoz kötött egyéni teljesítménycélok meghatározása (TÉR workshop rendezvény keretében).

Célja

Az e területen kidolgozandó módszertan segítséget nyújt a közigazgatási szerveknek ahhoz, hogy könnyen és költséghatékonyan alkalmazható módszereket kapjanak mind a szervezeti, mint az egyéni tudás hatékonyabb kiaknázásához, megtartásához. 

Beavatkozási terület célja:

A tudásmenedzsment célja, hogy könnyen és költséghatékonyan alkalmazható módszerekkel segítséget nyújtson a közigazgatási szerveknek a szervezeti és egyéni tudás hatékonyabb kiaknázásához és megtartásához, a tudásalapú szervezeti kultúra kialakításához.

A munkacsoport kiemelt célja a szervezeti tudás hatékony feltérképezése, kiaknázás és megtartása a szervezeten belül.

Projekt tevékenységek, eredmények:

  • Az egyén és a szervezet szintjén a tudás, valamint a tudásmenedzsment fogalmának definiálása (Strukturált interjú, Tudásmenedzsment kérdőív és elemzés, Ötletbörze lebonyolítása)
  • Szervezeti tudásvagyon felmérése
  • Tudásmenedzsment folyamatok beazonosítása (Helyzetértékelő sablon)
  • A szervezeti tudásmenedzsment céljának meghatározása a szervezet stratégiai célkitűzéseivel összhangban (Problémafa és célfa)
  • A meghatározott tudásmenedzsment cél eléréséhez szükséges folyamatok meghatározása és kialakítása
  • A szervezet munkatársai ismereteinek/képességeinek/szakterületi tapasztalatainak összesítése (Hatóság szervezeti ábrája)
  • NKH szervezeti szintű tudásmenedzsment koncepció (külső erőforrás bevonásával)
  • Szakmai bemutató rendezvény és Szakmai beszámoló /„Jó gyakorlatok feltárása"
  • 5 db sajtómegjelenés
  • 2 db szervezeti és egyéni tudásmegosztó fórum
  • Fotódokumentáció

Célja

Módszertani útmutató és irányelvek gyűjteménye, többek között a szervezetben zajló változások természetének megértéséről, a kezelésükhöz szükséges elméleti háttérről, a változást segítő és gátló tényezők felismeréséről, az érintettek kezeléséről, a megfelelő kommunikációról. 

Beavatkozási terület célja:

Változásmenedzseléssel a szervezetben zajló változások természetének megértése, a kezelésükhöz szükséges jogszerű lépések és gátló tényezők felismerésének elősegítése. Tudásátadó rendezvények segítségével a jogszabályváltozásokból eredő megfelelő szervezeti szabályozás meghozatalához a feladatok megvitatása és beazonosítása.

Projekt tevékenységek, eredmények

A projekt megvalósulása során a változáskezelési és a többi beavatkozási terület között számos kapcsolódási pont létezett (így a folyamatoptimalizálás, a teljesítménymenedzsment, a tudásmegosztás és a minőségirányítás területével). A változáskezelési technikák alkalmazásával a vállalt téma folyamatának, egyes változáskezelési lépéseinek megismerését követően került sor rendezvények keretei között a jogszabályok által generált változások szervezeti szintű kezelésére.

Kiemelt témák a következők:

  • A 4 évre szóló új szervezeti stratégiai célok közötti összefüggések tisztázása, jelentőségének megértése. Stratégiai célokhoz kapcsolódó stratégiai akciók ütemezett tervezése címmel műhelymunkát szerveztek.
  • Az e-útdíj felügyeleti tevékenység kialakításának (a létfontosságú infrastruktúrát érintő szabályozások bemutatása, és az e-útdíj felügyeleti feladatok szervezetbe történő illesztése) előkészítése workshop keretein belül történt.